Le video-assemblee hanno avuto grandissima diffusione e sono entrate nella nostra quotidianità e per qualche amministratore sarà difficile tornare a svolgere le assemblee in presenza dopo aver apprezzato i vantaggi introdotti da questa tecnologia.
È opportuno che l’amministratore che si avvale di questo strumento rispetti alcune semplici regole che andremo a vedere nello specifico.
La prima cosa da fare è quella di simulare una video-assemblea davanti al computer in modo da assicurarsi che la propria immagine sia centrata rispetto allo schermo. Una volta appurato questo si dovrà pensare allo sfondo. Se ci si collega dall’abitazione privata piuttosto che dallo studio, risulta decisamente poco professionale vedere alle spalle dell’amministratore uno stenditoio con la biancheria stesa o peggio ancora persone che gli passano alle spalle. Per evitarlo interviene la tecnologia consentendo l’utilizzo di uno sfondo virtuale e, sempre durante questa fase di simulazione bisognerà testarne alcuni per verificare quello che crea minor disturbo durante i movimenti. Il consiglio è quello di crearne uno con sfondo chiaro che riporti il logo del proprio studio.
Una volta centrata l’immagine e trovato lo sfondo giusto bisognerà pensare alla posizione dell’inquadratura che deve risultare proporzionata allo schermo, quindi non troppo alta, né troppo bassa.
Un ruolo fondamentale lo gioca la luce. Questa deve essere giusta con la fonte luminosa posizionata davanti alla videocamera e mai dietro, altrimenti si appare troppo scuri. Esistono sul mercato delle lampade da tavolo appositamente studiate per dare la luce corretta durante le video-assemblee. Anche la qualità dell’audio non va trascurata, bisognerà infatti evitare di trovarsi in locali troppo vuoti altrimenti si creano fastidiosi rimbombi.
Si suggerisce vivamente di procedere con la registrazione di una video-conferenza simulata per poi rivedersi e riascoltarsi per verificare che sia tutto in ordine. Bastano pochi minuti, ma permette di capire come ci vedono e come ci sentono i condòmini.
Fatte queste prove generali siamo pronti per l’assemblea vera e propria. Per prima cosa si saluteranno i condomini come se fossero presenti in una sala avendo l’accortezza di guardare sempre la webcam mentre si parla. Questo è fondamentale per creare il contatto visivo.
Veniamo all’abbigliamento che dovrà essere di un colore in contrasto con lo schermo virtuale che si è deciso di adottare, ma non basta. Bisognerà indossare un abito a tinta unita perché righe e quadretti possono creare fastidiosi disturbi nei monitor di chi ci guarda. Si dovrà avere anche l’accortezza di prediligere colori scuri evitando il bianco perché questo colore non mette in risalto il viso.
Riguardo la postura bisogna stare seduti in posizione eretta, mai stravaccati e un aiuto ce lo può dare l’uso delle mani che non vanno mai tenute basse, ma al contrario è meglio gesticolare e farle vedere il più possibile.
Cercate di non condividere lo schermo a meno che non sia essenziale, perché non permette la visione degli altri partecipanti.
Infine, bisogna sorridere il più possibile, perché si creano le endorfine che aiutano a ridurre lo stress.