L’odierna tecnologia permette una progressiva digitalizzazione dei processi documentali con notevole risparmio cartaceo avvantaggiando sia l’organizzazione dei nostri studi professionali che il rispetto ambientale. Non è un po’ il sogno di tutti avere la scrivania pulita e gli armadi vuoti? Sicuramente molti di noi hanno già avviato un processo simile, ma lo facciamo nel modo corretto? Vediamo allora qualche spunto che ci può indirizzare correttamente verso questo obiettivo.
Di processi da attuare ce ne sono molti, ma vediamo come possiamo iniziare a muoverci in questa direzione.
Quante volte ci capita di ricevere per mail un documento che dobbiamo firmare e rispedire? E come ci comportiamo in questo caso? Lo stampiamo, lo firmiamo e lo scansioniamo per poi inviarlo al mittente. Tutti questi passaggi possono essere sostituiti da una sola operazione grazie ad un semplicissimo strumento chiamato firma elettronica. Attraverso questo la firma elettronica si può firmare il documento ricevuto per mail con un semplice click e la digitazione di un PIN in modo da poterlo rispedire al mittente senza utilizzo di carta. Il file firmato elettronicamente lo conserveremo in modo digitale in una cartella nel nostro computer.
La firma elettronica viene definita come “l‘insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Il concetto è molto ampio perché spazia dal PIN delle carte magnetiche alle credenziali di accesso, come nome utente e password. Vediamo di prendere confidenza con questo strumento perché di firme elettroniche ne esistono di diversi tipi:
La firma elettronica semplice o debole: consiste in una serie di dati in formato elettronico secondo quanto contenuto nel regolamento UE 910/2014 (eIDAS) che sono “acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati dal firmatario per firmare”. È detta semplice o debole perché il suo ruolo è solo quello di dare un’autenticazione informatica a un documento elettronico.
La firma elettronica avanzata: garantisce maggiore sicurezza rispetto alla semplice perché è connessa unicamente al firmatario ed i mezzi usati per crearla sono adoperati sotto il suo esclusivo controllo.
Il processo di apposizione di questo tipo di firma implica che i dati sottoscritti siano collegati alla firma elettronica avanzata stessa affinché si possa procedere all’identificazione di ogni successiva modifica del documento firmato.
La firma elettronica grafometrica: è quella apposta con un movimento manuale analogo a quello che si farebbe firmando su carta, ma compiuto su un dispositivo, normalmente un tablet, capace di riconoscere e acquisire i movimenti della mano che solitamente impugna un pennino, autenticando digitalmente il documento.
La firma elettronica qualificata: si legge nel regolamento eIDAS che viene “creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche”. Ciò significa che questa tipologia di firma è stata pensata per assicurare in modo univoco l’identificazione del titolare e, dal punto di vista legale, essa equivale a una firma autografa.
E’ bene sottolineare che firma elettronica e firma digitale sono due cose diverse perché secondo quanto stabilito nel CAD (Codice Amministrazione Digitale istituito con il Decreto Legislativo del 7 marzo 2005 n. 82, ha valore in Italia e si appoggia alla normativa del Codice Civile) la firma digitale è: “un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici“. La firma digitale equivale quindi alla tradizionale firma autografa avendo, in tutto e per tutto, il medesimo valore legale.
Si evince che ogni tipologia di firma ha un valore probatorio diverso. Nel caso della firma elettronica “semplice”, non essendo state definite caratteristiche tecniche e livello di sicurezza, il valore probatorio del documento informatico su cui è apposta la firma sarà determinato dal giudice che, caso per caso, terrà conto delle sue caratteristiche di qualità, sicurezza e immodificabilità. La firma elettronica avanzata, la firma elettronica qualificata e la firma digitale hanno la stessa efficacia probatoria della scrittura privata prevista dall’art. 2702 del Codice Civile.
Il documento firmato elettronicamente è quindi dotato di data certa e di riconducibilità al firmatario, ma è soggetto a scadenza triennale. La verità su questa breve durata è da imputare unicamente a motivi commerciali; infatti, alla scadenza naturale il Certificatore chiede il rinnovo per un ulteriore periodo di validità che è, in generale, di tre anni. Andiamo a vedere cosa dice la normativa e nello specifico; l’art. 62 comma 1 del DPCM 22 febbraio 2013 prevede che Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato.
Se abbiamo necessità che un documento firmato digitalmente abbia efficacia ci viene incontro l’articolo 41 del DPCM 22 febbraio 2013 che ci offre varie opportunità. Le più diffuse sono la conservazione digitale secondo le norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione e la marcatura temporale; infatti, la marcatura temporale estende la validità del certificato a venti anni. Sono utilizzabili anche la PEC e in particolare le ricevute del sistema, la segnatura di protocollo conforme alla normativa di riferimento e la marcatura postale elettronica.
Ma tra i tanti tipi di firma elettronica per quale dobbiamo optare? Sicuramente per la firma elettronica qualificata in quanto identificando il titolare è possibile firmare documenti a valore legale.
Nel momento in cui andremo a richiedere questo strumento, ci arriverà una chiavetta USB che, una volta inserita nel pc apre il programma che permette la firma elettronica del documento. Basterà pertanto trascinare il documento nella finestra di questo programma, digitare il PIN ed il documento sarà firmato.
Spesso capitano contratti nei quali viene chiesta l’apposizione di più firme, ebbene con la firma elettronica basterà apporre una sola firma per attribuire validità a tutto il documento. Quindi oltre ad ottenere vantaggi in termini temporali, li otterremo anche a livello ambientale.